Por Opinno Editor de MIT Technology Review en español.

Frente a los horarios flexibles y la satisfacción de establecer normas propias, la vida del trabajador autónomo presenta también algunos desafíos. Nada que un buen puñado de consejos y herramientas no pueda resolver.

Ser tu propio jefe, gestionar el tiempo por tu cuenta, elegir a los clientes y tratar con ellos, pagar impuestos y las cuotas de la seguridad social, decir que “no” de vez en cuando… Ser freelance significa administrar tus proyectos de forma independiente en el sentido más amplio del concepto, por lo tanto, cualquier ayuda es poca a la hora de organizarse. Si trabajas para una o para varias empresas a la vez, no estás solo: formas parte de la fuerza laboral del futuro.

Así lo predijo a principios de la década el Intuit 2020 Report, publicado por Emergent Research e Intuit, al prever un porcentaje de influencia de los autónomos en el mercado laboral estadounidense que crecería desde el 6% en 1989 hasta el 43% en 2020. En 2017, según Intuit, la llamada gig economy ya representaba el 34% del total. Y es una tendencia mundial. De los 32 millones de freelances europeos (el 14% de la población trabajadora), el 60% eligió esta modalidad frente al 20% que recurre a ella por necesidad, de acuerdo con la agencia europea Eurofound.

No obstante, un estudio elaborado en 2018 por la plataforma de empresas y trabajadores independientes Malt sobre la Situación de los Freelance en España alerta de que la mayor preocupación para el 95% de los consultados es que no sienten que su situación atraiga suficiente atención política. El 71% señala dificultades para afrontar sus responsabilidades económicas y el 21% denuncia desprotección social. Afortunadamente, hay un sinfín de herramientas y aplicaciones que nos guiarán para ser freelance y no morir en el intento.

Diseña tu oficina

De la imagen mental del freelance que trabaja en pijama a la del soleado coworking hay todo un mundo de posibilidades. Si optas por trabajar en casa, tu tarifa de internet será una decisión vital, pero si te decantas por espacios públicos, aplicaciones como WiFi Map, Swift WiFi o Instabridge te notificarán las redes disponibles, incluso fuera de tu país y sin estar conectado a la red. Si ya vas necesitando ver gente, Workfrom localizará espacios de trabajo compartido.

No solo podrás decidir dónde está tu oficina; también qué herramientas usas. Sin un soporte técnico robusto, será útil recurrir a clásicos de la computación y el almacenamiento en la nube como Dropbox o Google Drive. Asegúrate de hacer copias de seguridad y de tener bajo control las contraseñas de cada aplicación en 1Password. ¿No te concentras? Las melodías de Noisli bloquearán cualquier ruido que haya alrededor.

¿Cómo hacer contactos?

Las plataformas que contactan a las empresas con los trabajadores por cuenta propia serán grandes aliadas. Por lo general cobran una comisión por trabajo realizado y publican ofertas de empresas relacionadas principalmente con el mundo digital, como es el caso de Freelancer, Upwork, Fiverr o Yeeply. En la francesa Malt son los freelances los que exponen sus tarifas. No olvidemos la importancia de cultivar la red personal de contactos, asistir a los eventos del sector y cuidar tu perfil en LinkedIn. Para rastrear tu reputación digital en redes sociales y en la web podrás contar con herramientas como Awario o Reputology.

El laberinto de la autogestión

Trabajar por tu cuenta implica hacer frente a labores administrativas, pagar impuestos, pensiones, cuotas de la Seguridad Social… Contratar un gestor es una opción, aunque con herramientas como FreeAgent, Xero o Quickbooks podrás llevar al día tus cuentas. En cualquier caso, conviene estar bien informado, cumplir las normas y desconfiar de cooperativas que prometen poder facturar sin pagar cuotas de autónomos, sin que esto sea obligatorio para los profesionales con trabajos esporádicos y un bajo nivel de ingresos.

Hacer propuestas atractivas

Una vez bien definido el proyecto, aterrizados los precios y establecida la estrategia, hay que presentar propuestas que resulten atractivas. Para ello, existen aplicaciones que ofrecen plantillas con diseños que avisan cuando alguien abre e incluso firma el documento. Qwilr, Draftsend y Proposify son opciones que además permiten guardar segmentos de texto, reemplazar datos, copiar y almacenar las propuestas hechas a distintos clientes.

Administrar proyectos

La organización es clave para tener el control sobre los proyectos sin perder tiempo ni dinero. Herramientas digitales como Trello -especialmente interesante para lluvias de ideas colaborativas-, Basecamp, Kanban o Podio muestran de un vistazo en un tablero las tareas pendientes, en curso o terminadas, mientras que Asana coordina trabajos en equipo y asigna labores. Numerosos equipos virtuales se decantan por Slack para comunicarse entre sí.

Prohibido perder el tiempo

Si la conciliación era una de las razones de peso para ser freelance, no hay tiempo que perder. Aplicaciones como RescueTime registran la actividad de la pantalla y la permanencia en cada sitio, al tiempo que visualizan la productividad, mientras que FocusBooster aplica la técnica Pomodoro, inspirada en los relojes de cocina, que divide en periodos de 25 minutos el tiempo dedicado a cada actividad.

Con Harvest podrás controlar con precisión qué tiempo le dedicas a cada proyecto y controlar la carga de trabajo de cada miembro del equipo porque además se integra con Asana, Trello o Basecamp. StayFocusd es una extensión de Chrome que limita el acceso a las distracciones en determinadas webs o redes sociales.

Gestión de Relaciones con Clientes (CRM)

Sea pequeña o grande, la cartera de clientes necesitará orden y seguimiento. Una herramienta de gestión de relaciones con clientes (CRM) aglutina toda la información de los interlocutores y registra las interacciones. En función del tamaño y las necesidades del proyecto, se podrá recurrir a sistemas gratuitos y online como Pipedrive, Hubspot CRM, Zoho CRM y Bitrix24.

Una vez terminado el proyecto, -es decir, entregado y por supuesto pagado-, no está de más hacer una pequeña reflexión. ¿Ha habido equilibrio suficiente para dedicar el tiempo necesario a la vida personal? ¿Cómo podría mejorar la estrategia? Al final, el punto fuerte del trabajo freelance es la libertad, así que siempre puedes reinventar tus propias normas hasta encontrar los trucos que son más útiles para ti. Ahora, solo queda disfrutar de lo que has logrado con un café en la mano.